✔️ Vous ressentez une surcharge d'activité dans votre centre d'appel, entravant potentiellement votre capacité à offrir un service client exceptionnel ?

✔️ Vos télésecrétaires actuels manifestent une préférence pour des horaires réguliers et ne souhaitent plus travailler tard, ce qui peut poser des défis d'organisation au sein de votre centre d'appel ?

✔️ Vous aspirez à concentrer pleinement votre attention sur l'essentiel de votre activité, notamment l'acquisition de nouveaux clients pour stimuler la croissance de votre télésecretariat ?

✔️ Vous êtes à la recherche d'une solution fiable et efficace pour la gestion intégrale ou partielle de votre production, sans compromettre la qualité de vos services ?

✔️ Vous rencontrez des difficultés à recruter des télésecrétaires directement opérationnels, entravant ainsi la fluidité de votre processus opérationnel ?

✔️ Vous voulez sous-traiter la gestion de tout ou une partie de votre secrétariat à une agence externe performante ?

Vous êtes au bon endroit !

• Engorgement des lignes : Le manque de télésecrétaires peut entraîner une saturation des lignes, frustrant les appelants et créant une expérience négative.

• Perte d'opportunités commerciales : Des appels manqués signifient des opportunités perdues pour vos clients. Nos télésecrétaires garantissent une réponse rapide, maximisant ainsi les chances de conversion.

• Surcharges ponctuelles : Les pics d'appels peuvent surcharger votre équipe existante. Externalisez ces moments critiques pour maintenir un service fluide.

• Détérioration de la qualité : Un personnel débordé peut conduire à une baisse de la qualité du service client. Nos télésecrétaires assurent une expérience client exceptionnelle.

• Gestion des urgences : En cas d'urgence, notre équipe réagit rapidement, assurant une gestion efficace des situations critiques pour maintenir la confiance de vos clients

• Recrutement simplifié : Évitez les tracas du recrutement en accédant à une équipe qualifiée et déjà formée de télésecrétaires, prête à répondre à vos besoins évolutifs.

• Gestion intelligente des coûts : Dites adieu aux coûts fixes ! Économisez sur l'embauche, la formation et l'espace de bureau en payant seulement pour les services utilisés.

• Expertise métier garantie : Confiez la prise en charge de vos appels à nos télésecrétaires spécialisés dans le domaine du télésecrétariat et maîtrisant des logiciels tels que Ubicentrex, Docotlib, WZ agenda, Serenovia, Calibri, Tessy, Doctor Anytime, Vetup, Orthoadvance, Julie Solution, Keldoc, Spelogic, et bien d'autres. Nous vous assurons une gestion professionnelle et efficace de chaque interaction, grâce à leur connaissance approfondie de ces outils spécifiques.

• Réactivité immédiate : Que ce soit face à des pics d'appels pressants ou des situations d'urgence, notre équipe agit promptement, préservant ainsi la qualité de votre service client et la réputation de votre entreprise. En cas d'absence, de retard ou de congé, abandonnez vos inquiétudes. Notre équipe assure un remplacement fluide pour garantir la continuité ininterrompue de votre service.

Toutes les personnes constituant l'équipe d'Homefatel ont une maîtrise parfaite de la langue française tant à l'oral qu'à l'écrit.
Vous apprécierez leur grande capacité d'écoute, leur bonne élocution ainsi que leurs aptitudes à gérer les urgences et à garder leur calme en toutes circonstances.
Vous l'aurez compris, dynamisme, réactivité et sourire sont de mise.

Nous prenons en charge l'ensemble de tout vos appels entrants et mettons tout en œuvre pour offrir une réponse optimale à vos interlocuteurs :

• des prises de messages

• des prises de rendez-vous

• des réponses à des questions d'ordre pratique

La tenue des appels est entièrement personnalisée selon vos directives préalables, assurant ainsi une interaction adaptée à vos besoins spécifiques au sein de votre plateforme téléphonique.

L'équipe Homefatel excelle dans la gestion des boîtes e-mail, apportant son expertise aux centres d'appel. Notre approche se distingue par l'utilisation de multiples outils d'emailing, ainsi que par la mise en œuvre de la catégorisation des mails à l'aide de libellés. 

Cette méthode permet un suivi en temps réel des demandes clients les plus urgentes, des plus importantes, ou de celles déjà traitées. De plus, nous nous assurons de suivre scrupuleusement les instructions de vos clients, et en cas de nouvelles consignes, nous adaptons immédiatement le traitement des appels ou de l'agenda. 

Le résultat : une lecture claire des e-mails reçus, un gain de temps significatif dans votre organisation quotidienne, et une réactivité constante pour répondre aux besoins changeants de vos clients.

En plus de coordonner les rendez-vous clients au sein des differents agendas, notre équipe excelle dans l'art de l'optimisation des plannings, une compétence particulièrement bénéfique pour les centres d'appels. 

Nous comprenons l'importance de respecter les impératifs professionnels et/ou personnels de vos clients.
Par exemple, lorsque cela est possible, les annulations de rendez-vous sont immédiatement remplacées par de nouveaux créneaux disponibles. 

Notre gestion des agendas repose sur deux principes fondamentaux : efficacité et réactivité. Avec nous, vos clients ne ressentiront aucune différence entre votre équipe sur place et la nôtre. Nous nous engageons à maintenir une qualité de service sans faille pour optimiser la satisfaction de ceux qui vous font confiance.

Nous mettons à disposition de votre centre d'appel notre expertise approfondie en matière de reporting en produisant des rapports et comptes rendus détaillés basés sur les données mesurées (tableau Excel, document de suivi, etc.). 

Parallèlement, notre équipe est compétente dans la gestion et l'envoi de vos courriers, ainsi que dans le classement en ligne de vos dossiers selon la base de données de votre choix. 

Nous vous offrons ainsi une solution complète et efficace pour la gestion et l'optimisation de vos processus administratifs, permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée au sein du centre d'appel.

Vous souhaitez bénéficier du soutien d'un(e) assistant(e) virtuel(le) dédié(e) à la gestion administrative de votre centre d'appel ?

Homefatel vous propose un agent expérimenté prêt à vous assister dans toutes les tâches chronophages liées à votre secteur d'activité. 

Grâce à notre assistant virtuel dédié, vous pouvez déléguer efficacement les responsabilités administratives, vous permettant ainsi de vous concentrer sur les aspects plus stratégiques de votre centre d'appel.